Professionele communicatie: middelen, functies, principes van procesorganisatie

2024 Auteur: Miguel Ramacey | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 06:25

Professionele communicatie is essentieel om mensen in een bedrijf effectief met elkaar te laten communiceren. Het werktempo van de hele onderneming hangt rechtstreeks af van hoe snel en toegankelijk de overdracht van informatie zal plaatsvinden.

Professionele communicatie speelt een belangrijke rol bij het nemen van de meest effectieve beslissingen en het communiceren ervan aan het team. Als ze slecht zijn ingeburgerd, dreigt dit negatieve gevolgen te hebben, die zich kunnen uiten in fouten in de gekozen beslissingen, in het ontstaan van misverstanden tussen werknemers en de manager, evenals in de verslechtering van interpersoonlijke relaties.

Definitie van begrip

Professionele communicatie zijn interacties die plaatsvinden op het gebied van officiële relaties. Hun belangrijkste doel is om de beoogde resultaten te bereiken, de gestelde taken op te lossen en bepaalde activiteiten te optimaliseren. Tegelijkertijd heeft elk van de deelnemers aan professionele communicatieheeft zijn eigen status als baas, ondergeschikte, collega of partner.

In die gevallen waarin mensen op verschillende niveaus van de carrièreladder (artiest en manager) met elkaar communiceren, kunnen we praten over ondergeschikte communicatie. De verticaal van relaties is hier immers duidelijk zichtbaar. Bij het implementeren van interactie op basis van het principe van gelijkwaardige samenwerking, kunnen we praten over horizontale communicatie.

Relevantie van het probleem

Professionele communicatie is een dagelijkse ervaring voor mensen. Het vindt plaats op het werk en in scholen, universiteiten en officiële instellingen. Dit is een communicatie tussen studenten en docenten, ondergeschikten en bazen, concurrenten, partners en collega's. Om het voor hem liggende doel te bereiken, moet elke persoon bekend zijn met de middelen en principes van dergelijke communicatie, omdat partners in dezelfde taal moeten communiceren (zowel letterlijk als figuurlijk), een gemeenschappelijke sociale ervaring hebben en elkaar begrijpen.

Voldoen aan de basisvoorwaarden van zakelijke communicatie

Hoe communicatie in professionele activiteiten zo effectief mogelijk maken? Hiervoor moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Allereerst moet communicatie een duidelijk doel hebben. Tegelijkertijd is het belang van alle betrokkenen bij dit proces belangrijk om het te bereiken. Een voorbeeld is het sluiten van een overeenkomst, het aangaan van relaties, het coördineren van evenementen, het ontwikkelen van de meest gunstige voorwaarden voor samenwerking, etc.

Aan iedereendeelnemers aan professionele en zakelijke communicatie moeten contact met elkaar opnemen, en dit ongeacht persoonlijke voorkeuren of antipathieën. Tegelijkertijd is het verplicht om ondergeschiktheid, functies, zakelijke etiquette en formele beperkingen in acht te nemen. Dit laatste concept impliceert niet alleen de implementatie van verschillende protocollen, routines en voorschriften, maar ook de banale noodzaak om de kracht van de eigen emoties te beheersen en de gesprekspartner te respecteren.

Bovendien is een van de noodzakelijke voorwaarden voor de meest effectieve implementatie van zakelijke communicatie in professionele activiteiten de beheersbaarheid ervan. Het hoofd van het bedrijf, als de persoon die het meest geïnteresseerd is in het oplossen van de taken waarmee het team wordt geconfronteerd, moet eerst voor zo'n moment zorgen. Het is belangrijk voor hem om zijn medewerkers te motiveren om de beste oplossing te vinden, omdat ze anders passieve waarnemers blijven en geen ideeën aandragen.

Zakelijke communicatietools

Professionele communicatie is een zinvolle wens van één persoon of een hele groep mensen om één medewerker of het hele team te motiveren tot actie die op de een of andere manier de situatie kan veranderen of het gesprek in een andere richting kan veranderen.

Er zijn een aantal tools beschikbaar voor de uitvoering van het plan. De middelen voor professionele communicatie zijn dus:

1. Gewone post. Van alle zakelijke communicatiemiddelen is dit de oudste. En in dit opzicht heeft traditionele post een aantal:tekortkomingen. Ze bestaan uit een lage transmissiesnelheid van berichten, een complexer ontwerp van brieven (in vergelijking met andere soorten communicatie), enz. En dit wil niet zeggen dat dit systeem niet altijd op het juiste niveau werkt. Maar de gewone post wordt vandaag de dag nog steeds gebruikt als een professioneel communicatiemiddel. Het belangrijkste voordeel is een zeer acceptabele manier om belangrijke documenten tussen partners over te dragen. In zakelijke relaties kan ook een methode als het verzenden van telegrammen worden gebruikt. Deze service wordt ook per post aangeboden.
2. Telefoonverbinding. Dit is een zeer efficiënt middel voor zakelijke communicatie. Telefonische onderhandelingen zijn echter niet juridisch bindend. Met dit punt moet rekening worden gehouden bij het gebruik van professionele communicatie, bij het gebruik van andere middelen.
3. E-mail. Dit relatief nieuwe zakelijke communicatiemiddel geniet een welverdiende populariteit. Een van de belangrijkste voordelen is de combinatie van de vorm van schriftelijke communicatie (vaste tekst) met de kwaliteiten die mondelinge communicatie heeft, in de vorm van de snelheid van informatieoverdracht en de mogelijkheid om een vrijwel onmiddellijke reactie te krijgen. Dergelijke eigenschappen maken e-mail tot een van de belangrijkste middelen die worden gebruikt voor het verzenden van berichten van informele aard.
4. Fax. Met een speciaal apparaat kunt u heel snel een kopie van elk document naar uw partner sturen. Snelheid is een onbetwist voordeel van faxcommunicatie. Documenten die op deze manier worden verzonden, hebben echter geen rechtskracht, omdat ze geenoriginele handtekeningen en zegels. Daarom wordt fax als communicatiemiddel in de meeste gevallen alleen gebruikt voor de snelle verzending van documenten. Ze kunnen alleen voor uitvoering worden aanvaard als de originelen daarna per gewone post worden verzonden. Houd er rekening mee dat het verboden is om documenten met de aanduiding "Voor officieel gebruik" of "Vertrouwelijk" per fax te verzenden.

Zakelijke communicatie

Mondeling contact heeft altijd centraal gestaan in professionele communicatie. Het wordt uitgevoerd tussen mensen die onderling verbonden zijn door de belangen van de zaak, en die ook de nodige bevoegdheden hebben om de gerezen problemen op te lossen en partnerschappen aan te gaan.

Dergelijke gesprekken zijn een middel voor professionele communicatie, met alle voordelen die telefonische communicatie en de uitwisseling van schriftelijke informatie ontberen. Feit is dat zakelijke communicatie:

• uitgevoerd in omstandigheden van nauw contact, wanneer het mogelijk is om te focussen op slechts één gesprekspartner of op een kleine groep mensen;
• schept de voorwaarden waaronder persoonlijke relaties tot stand kunnen komen;
• impliceert direct contact.

Zakelijke gesprekken hebben voornamelijk betrekking op mondelinge spraak. En het heeft, in vergelijking met de geschreven vorm, een aantal significante verschillen. Tijdens zo'n gesprek wordt het mogelijk om de gesprekspartner of een groep mensen direct te beïnvloeden. In dit geval worden gebaren en gezichtsuitdrukkingen, intonatie enzovoort gebruikt. Daarnaast,face-to-face communicatie laat geen tijd voor nadenken. Dat is de reden waarom informele vormen van communicatie vaak worden gebruikt in een zakelijk gesprek, evenals enkele stilistische en grammaticale kenmerken.

Gebruikt als basis voor professionele communicatie, wordt zakelijke conversatie voornamelijk gekenmerkt door de logische constructie van het denken. Op basis van de bestaande praktijk kan worden gesteld dat zakenmensen die uitstekend zijn in het gebruik van oordelen en concepten, die in staat zijn om overtuigend te bewijzen en juiste conclusies te trekken, veel sneller succes hebben dan zakenmensen die deze vaardigheden niet bezitten.

Professionele gesprekken hebben zijn eigen psychologische cultuur. Het ligt in het vermogen van gesprekspartners om een goede indruk op anderen te maken, een vriendelijke sfeer van de vergadering te creëren, speciale technieken toe te passen die beschermen tegen onjuiste vragen, tot het einde naar hun tegenstanders te luisteren en, indien nodig, hun argumenten te weerleggen, een techniek die conflictvrije communicatie mogelijk maakt.

Interculturele relaties

Tegenwoordig wordt de wereld steeds meer omarmd door het proces van globalisering. Daarom komt interculturele professionele communicatie naar voren. Voor de uitvoering ervan zijn specialisten nodig die niet alleen een vreemde taal beheersen. Ze moeten het beheersen op het gebied van zakelijke communicatie.

Meestal vinden dergelijke professionele communicaties plaats in het Engels. Het is het belangrijkste communicatiemiddel ininterstatelijk niveau.

Engels op het gebied van professionele communicatie is een gemoderniseerde en vereenvoudigde versie van de Engelse taal in het algemeen. Het wordt gekenmerkt door de aanwezigheid van standaard clichézinnen, evenals allerlei patronen. Een specialist moet ze kennen en in bepaalde situaties kunnen gebruiken.

Als een tolk door een zakenman wordt uitgenodigd voor een zakelijke bijeenkomst, zal zo'n specialist in professionele communicatie niet alleen uitgaan van zijn levenservaring en het gedrag dat wordt geaccepteerd in zijn eigen culturele omgeving. Rekening houden met de eigenaardigheden van het gedrag van andere mensen zal helpen om misverstanden, fouten en problemen in het gesprek te voorkomen.

In interculturele professionele communicatie is het noodzakelijk om de interpersoonlijke normen van relaties te kennen die in een bepaalde samenleving worden geaccepteerd. Namelijk - non-verbale en verbale communicatietalen. De eerste bevat verschillende woordeloze signalen die communicatiedeelnemers naar elkaar sturen. Ze doen dit vaak onbewust. Houd er rekening mee dat kennis van non-verbale en verbale talen in professionele communicatie van interculturele aard de sleutel is tot een succesvolle vergadering. Een specialist moet zich bewust zijn van het timbre van de spraak die door een bepaald volk wordt aangenomen, het volume van de uitspraak, intonatie, gezichtsuitdrukkingen, houdingen, enz. De normen voor het gebruik ervan tijdens een gesprek kunnen enkele verschillen hebben. Een goed voorbeeld is de traditionele Amerikaanse glimlach. In Rusland wordt het als onoprecht en kunstmatig beschouwd. Amerikanenintegendeel, ze geloven dat Russen te somber, onbeleefd en serieus zijn.

Opleiding van specialisten

Hoe worden problemen met interstatelijke zakelijke communicatie opgelost? Succesvol onderhandelen vereist de aanwezigheid van een hooggekwalificeerde vertaler op het gebied van professionele communicatie, die zowel gespecialiseerde als algemene culturele kennis heeft. Russische universiteiten leiden zulke specialisten op.

Tegelijkertijd wordt actief gebruik gemaakt van een programma genaamd "Vertaler op het gebied van professionele communicatie". Het biedt de vaardigheden om effectief te communiceren in de huidige zakelijke en culturele uitwisselingen.

Hoofdfuncties

Een van de kenmerken van professionele communicatie is het nogal complexe systeem. Het bestaat uit vele niveaus, die niet alleen een specifieke organisatie bestrijken, maar ook de externe omgeving. Overweeg de belangrijkste functies van professionele communicatie.

1. Informatief. Professionele communicatie is ontworpen om de rol van een bepaalde intermediair te spelen. Met zijn hulp worden ideeën, beslissingen en berichten uitgewisseld tussen medewerkers. De informatiefunctie van zakelijke communicatie is nodig om de doelen van de organisatie te bereiken en om de problemen die zich tijdens dit proces voordoen, te elimineren.
2. Motiverend. Professionele communicatie draagt bij aan de wens van medewerkers om hun taken beter uit te voeren. Dit is de motiverende functie.professionele communicatie. In dit geval gebruikt de leider middelen als orde, overtuiging, suggestie en verzoek.
3. Control. Deze functie maakt gebruik van hiërarchische ondergeschiktheid en is ontworpen om het gedrag van werknemers van het bedrijf te controleren.
4. Expressief. Met behulp van deze functie draagt professionele communicatie bij aan de bevrediging van sociale behoeften door het uiten van ervaringen en gevoelens over wat er gebeurt.
5. Communicatief. Deze functie is heel specifiek. Met zijn hulp worden typische fouten en problemen die zich in de zakelijke communicatie hebben voorgedaan, geïdentificeerd en opgelost, en worden principes voor optimaal gedrag geformuleerd.

De functies van professionele communicatie kunnen ook worden beschouwd vanuit het oogpunt van het verzekeren van het leven van het bedrijf als geheel. In dit geval gebeurt het volgende:

1. Regulerende functie. Bij de communicatie is er een indirecte of directe impact op de medewerker, die het voorwerp uitmaakt van het management. Een dergelijke functie draagt bij aan de organisatie van gezamenlijke acties in het team, coördinatie en optimalisatie door het hoofd van alle acties die door het team worden uitgevoerd.
2. Sociale controlefunctie. Alle methoden om de problemen van de organisatie op te lossen, evenals de vormen en principes van werk, hebben een uitgesproken normatief karakter. De regulering van al deze bepalingen, die in de instructies en bevelen van het hoofd staan, helpt de organisatie en integriteit van de instelling te waarborgen, evenals de consistentie van de gezamenlijke acties van elk lid van het team. Om deze richting vast te houden enhun sociale controle professionele communicatie uitoefenen.
3. Socialisatiefunctie. Het is een van de belangrijkste taken van elke leider. Met deze functie kunnen jonge medewerkers deelnemen aan gezamenlijke activiteiten, die communicatieve vaardigheden en capaciteiten beginnen te beheersen, leren navigeren in een communicatiesituatie, spreken en luisteren. Dit alles is niet alleen erg belangrijk voor interpersoonlijke aanpassing, maar ook voor de uitvoering van professionele activiteiten. Tegelijkertijd verwerven jongeren een tolerante, geïnteresseerde en welwillende houding ten opzichte van andere werknemers en het vermogen om te handelen om een collectieve taak te vervullen.
4. Socio-pedagogisch. In het proces van professionele communicatie is er een proces van training, opleiding en ontwikkeling van de persoonlijkheid van de werknemer, terwijl praktische ervaring aan hem wordt overgedragen. Dankzij systematische contacten die tijdens gezamenlijke activiteiten ontstaan, verwerven alle deelnemers aan de communicatie zowel kennis over zichzelf als over partners, evenals over de beste opties om de taken van het team op te lossen. Het aanleren van praktische vaardigheden wordt voor sommige medewerkers soms een mogelijke compensatie voor ontbrekende vakkennis. En dit wordt verzekerd door de sociaal-pedagogische functie van communicatie.

Richtlijnen

Professionele communicatie is gebaseerd op:

1. Interpersoonlijkheid. Dergelijke communicatie wordt gekenmerkt door veelzijdigheid, openheid van interactie tussen mensen. Dit principe is gebaseerd op persoonlijke interesse in elkaar. En dit ondanksdat communicatie bedrijfsgericht is. Dergelijke communicatie heeft onvermijdelijk de kenmerken van interpersoonlijk contact.
2. Doelgerichtheid. Dit principe van professionele communicatie is multifunctioneel, omdat het proces van bedrijfscommunicatie, naast de beoogde informatiebelasting, ook een onderliggend doel heeft. Een leider die het team informeert over de statistische gegevens die hij heeft, wil bijvoorbeeld wijzen op de problematische aspecten van een bepaald activiteitengebied. Tegelijkertijd probeert hij hoogstwaarschijnlijk op een onbewust niveau aan de aanwezigen zijn welsprekendheid, eruditie en intelligentie te demonstreren.
3. Continuïteit. Dit is een ander principe van professionele communicatie. Het bestaat erin dat we, door in het gezichtsveld van onze zakenpartner te treden, de initiatiefnemers worden van continu contact met hem. Tegelijkertijd vindt communicatie niet alleen plaats op verbaal niveau. De partner ontvangt voortdurend gedragsberichten waaruit hij de juiste conclusies kan trekken.
4. Multidimensionaliteit. In de loop van professionele communicatie worden ten minste twee aspecten van interpersoonlijke relaties gerealiseerd. De eerste hiervan is de overdracht van bedrijfsinformatie en het onderhouden van het aangemaakte contact. De tweede is de vertaling van een emotionele houding ten opzichte van een partner (het kan zowel positief als negatief zijn).

Professionele communicatie-ethiek

Elk van de deelnemers aan zakelijke communicatie moet beschikken over:

1. Eerlijkheid. Met zo'n karaktereigenschap onthouden mensen zich van bedrieglijke daden en bedrog. Echter, zelfswie eerlijkheid als een onmisbare norm voor zakelijk gedrag beschouwt, moet soms toch liegen. In dit geval moeten mensen een keuze maken tussen alternatieven die hen niet bevredigen. De waarheid moet echter altijd worden verteld. Liegen is alleen gerechtvaardigd wanneer de minste van twee kwaden wordt gekozen, wanneer de omstandigheden dit vereisen.
2. Integriteit. Deze eigenschap die inherent is aan een persoon vindt zijn uitdrukking in de eenheid van zijn acties en overtuigingen. Fatsoenlijk gedrag is precies het tegenovergestelde van dubbelhartigheid en hypocrisie. Zo iemand zal altijd doen wat hij beloofde. Zo zal een medewerker zijn collega zeker helpen bij het uitvoeren van een functieopdracht. Dit zal zelfs gebeuren als het niet zo gemakkelijk voor hem is om het te doen, maar hij heeft een belofte gedaan.
3. Justitie. Deze karaktereigenschap impliceert de afwezigheid van vooringenomenheid en objectiviteit bij het beoordelen van andere mensen en hun acties.
4. Verantwoordelijkheid. Dit kenmerk van een deelnemer aan zakelijke relaties komt tot uiting in de mate waarin hij verantwoordelijk is voor zijn woorden, morele normen in acht neemt en zijn verplichtingen nakomt.